Формування навичок ділового спілкування професійною англійською мовою під час занять за напрямом «Управління інформаційною безпекою»

№

Ілюстрація кроку

Крок англійською

Крок українською

1

Step 1. Write the subject line (for emails).

It should clearly represent the essence of your letter.

Крок 1. Зазначте тему листа у рядку «Тема».

Вона має точно відображати зміст листа.

2

Step 2. Add a letterhead.

It is not required, but it will represent the authority of the organization in a more professional light.

Крок 2. Додайте бланк організації.

Бланк додають, якщо лист є формальним і пишеться від імені організації.

3

Step 3. Write the salutation.

If you don’t know the recipient’s name, you can write:

Dear Madam/Sir,

If you know the person’s name, write the first and last name:

Dear Laura Ashley,

End the salutation with a comma and skip a line.

Here are the variants of starting phrases:

We are glad to invite you …

Our company will be honored to have you as a guest …

Would you like to join the event that will be held …

It would be our pleasure if you would come …

I will be happy if you come to …

On behalf of the company, we would like to invite you …

Крок 3. Напишіть привітання.

Якщо ім’я адресата невідомо, можна звернутися

Шановні панове!  Шановні колеги!

Якщо ім’я адресата відомо, можна звернутися

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний пане/пані...

(ім 'я, ім'я й прізвище)!

Почати запрошення можна так:

Запрошую (ємо) Вас узяти участь...

Дозвольте запросити Вас на…

Маємо честь запросити Вас на …

Наша компанія має честь запросити Вас на …

Будемо раді бачити Вас...

Звертаємося до Вас як до фахівця з проблем... і запрошуємо взяти участь у роботі... та виголосити доповідь …

4

Step 4. Write the body of the letter.

In the first paragraph, state clearly the purpose of the event.

But first, you need to show your respect and happiness for inviting the person to the event.

Then you need to mention where the event will take place and the time.

In the second paragraph you can identify yourself as a constituent. Describe the aim of the event and why you think the reader needs to attend it.

Additionally you can attach more details about the event. If the event will have a program, it is advisable to list it in the letter. You can also mention the special guests or activities that were prepared for the event.

Provide additional instructions, as some events require special actions for every guest. For example:

• complete the registration form
• get the copy of the invitation to an event
• bring certain items or documents
• dress code, etc.

The letter of invitation should include the following details:

• Reason for the event
• Address
• Date and day of the week
• Time to arrive and time

to leave (optional)

• Special activities and program (optional)
• Request for the reply (optional)
• A map (optional)

Крок 4. Напишіть основну частину листа.

У першому абзаці необхідно чітко вказати мету заходу.

Обов’язково виразіть повагу і радість з приводу запрошення даної особи на свій захід.

Наступним зазначте місце і час проведення заходу.

У другому абзаці треба вказати дані про себе як автора листа,  і обґрунтувати необхідність участі запрошеного у заході.

Можна надати додаткову інформацію про захід, наприклад у програмі, про яку слід згадати у тесті листа.

Доречно згадати спеціально запрошених гостей або  види діяльності, передбачених в рамках заходу. Якщо потрібно, надайте додаткові вказівки щодо участі в заході, наприклад щодо:

• заповнення реєстраційної форми;
• отримання копії запрошення;
• надання певних предметів чи документів;
• вимог до форми одягу тощо.

Лист-запрошення має містити такі положення:

• Причину заходу;
• Адресу;
• Дату і день тижня;
• Час прибуття і повернення
• Перелік спеціальних видів діяльності та програму (за потреби)
• Запит на відповідь (за потреби);
• Карту (за потреби)

5

Step 5. Write the closing and signature.

Show your gratitude for considering your invitation. Say that you are looking forward to seeing them at the event. If you plan to make a call to get a response, mention the date. Also, if you are asking the recipient to confirm their presence by email or filling in the form, indicate the deadline.

Write your contact information (email, phone number, etc.) after the text. If you are writing on the company’s behalf, mention your title. If the person will have some questions related to the event, they will easily contact you.

See how it may look in the following example:

Thank you for your consideration. We sincerely hope that you will accept our invitation, and we look forward to your presence.

Sincerely,

YourName
Title

CompanyName
City, State

Contact phone number: +365987654500
Email: yourname@mail.com

Крок 5. Напишіть завершальну частину і підпис.

У завершальній частині доречно виразити вдячність адресату за прочитання запрошення і надію побачити його на заході.

Якщо заплановано зробити телефонний дзвінок до даної особи, щоб отримати згоду на участь у заході, вкажіть у листі дату дзвінка. Також зазначте останній термін надання відповіді через е-пошту або заповнення реєстраційної форми для участі у заході, якщо таке передбачено.

Після завершення тексту вкажіть контактні дані автора / організації (адреса е-пошти, телефон тощо). Наголосіть, що адресат за наявності питань може звернутися за цими контактами.

Завершальна частина листа може виглядати так:

Дякую(ємо) за вашу увагу. Щиро сподіваємося, що ви приймете наша запрошення. Будемо раді Вас бачити.

З повагою,

Ім’я автора

Назва посади

Назва організації

Місто, країна.

Телефон: +380677654500
Email: yourname@mail.com

6

Step 6. Proofread the letter.

Always look through the letter before sending it. Correct grammar, punctuation, and spelling errors. Make sure that your text doesn’t contain incomplete sentences or jargon.

Крок 6. Перевірте текст листа

Обов’язково перевірте текст листа на наявність граматичних, пунктуаційних та орфографічних помилок і переконайтеся, що текст не містить незавершених речень чи незрозумілих слів.

№

Поради англійською

Поради українською

1

Use an appropriate tone.

Використовуйте тон, відповідний випадку

2

Be polite and positive.

Будьте ввічливим і позитивним

3

Provide detailed information about the event.

Надавайте детальну інформацію про захід

4

Always check the letter before sending it.

Завжди перевіряйте лист перед відправкою

5

Don’t forget to write the contact information.

Не забувайте написати інформацію для контактів

6

Mention special instructions or requirements if needed.

Згадуйте спеціальні вказівки чи вимоги за потреби

7

Follow the required format if needed.

Дотримуйтеся встановленого формату, якщо потрібно

8

Send the invitation letter beforehand.

Надсилайте запрошення заздалегідь